Inscriptions et paiements

Repérer les demandes à traiter

Plusieurs endroits signalent les demandes en attente :

• dans le menu de gauche, un compteur s'affiche à côté de Inscriptions;
• dans le Tableau de bord, la tuile Inscriptions en attente (lien Ouvrir) et le bloc À faire (« N inscriptions à approuver », bouton Traiter);
• dans le bloc Dernières inscriptions, un bouton Approuver est offert directement sur chaque demande en attente.

Ouvrez Membres›Inscriptions. C'est la même liste que Membres›Liste des membres, avec la pastille En attente déjà choisie. Les autres pastilles (Tous, Actifs, Liste d’attente, Anciens, et Refusés quand il y en a) affichent chacune leur nombre.

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1. 1La pastille En attente est déjà choisie.
2. 2Liste d’attente regroupe les demandes d'un type complet.
3. 3Approuver passe l'adhésion à Actif et envoie la confirmation.
4. 4Refuser passe l'adhésion à Refusé, sans courriel.
5. 5Marquer payé ouvre le panneau du paiement.

Examiner une demande

Cliquez sur le nom de la personne : le panneau Modifier le membre s'ouvre, avec ses renseignements, son type d'adhésion, son statut et ses options. Vous pouvez y corriger une information avant de décider.

Approuver ou refuser

Dans le menu ⋯ de la ligne :

• Approuver passe l'adhésion à Actif. Si la fiche a un courriel, la personne reçoit « Adhésion confirmée » : « Votre adhésion pour la saison … est confirmée. »
• Refuser passe l'adhésion à Refusé; aucun courriel n'est envoyé. Le casier lié à cette adhésion (réservé avec la demande, ou attribué à la main pendant que l'adhésion était En attente ou Actif) est alors libéré.

Pour une personne de la Liste d’attente (un type complet), le menu propose Accepter, qui la passe à En attente pour que vous l'approuviez ensuite, et Retirer, qui la passe à Refusé.

Une adhésion a un seul statut par saison : En attente (demande reçue, à traiter), Actif (membre de la saison), Refusé, Ancien ou Liste d’attente (demande reçue pour un type complet). Le panneau Modifier le membre permet de choisir directement n'importe lequel de ces statuts. Ce chemin n'envoie aucun courriel : seule l'action Approuver envoie la confirmation. Aucun statut ne change tout seul : Ancien, par exemple, se choisit à la main (dans ce panneau ou à l'import).

Noter un paiement

Le club note lui-même chaque paiement. Dans le menu ⋯ de la ligne, choisissez Marquer payé. Le panneau Paiement de l’adhésion s'ouvre :

1. Laissez Payé coché.
2. Vérifiez la date Payé le. La console propose la date du jour en heure universelle (UTC) : le soir, à partir de 19 h ou 20 h (heure du Québec, selon la saison), c'est déjà la date du lendemain. Corrigez-la au besoin.
3. Choisissez le Mode de paiement : Virement Interac, Chèque, Comptant, Carte ou Autre. Ce choix décrit seulement comment la personne a payé : il ne déclenche aucun prélèvement.
4. Au besoin, ajoutez une Référence (facultatif), par exemple le numéro du chèque.
5. Cliquez sur Enregistrer.

La colonne Paiement de la liste affiche alors Payé. Tant qu'une adhésion En attente ou Actif, dont le montant dépasse zéro, n'est pas payée, la colonne affiche « À payer : » suivi du montant. Le filtre Paiement (Payé, À payer) isole ces lignes. Il n'y a pas de paiement partiel : une adhésion est payée ou non.

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1. 1Payé : décochée, elle retire le paiement noté.
2. 2Payé le : la date proposée est celle du jour en heure universelle (UTC).
3. 3Mode de paiement : Interac, chèque, comptant, carte ou autre.

Pour retirer un paiement noté par erreur, ouvrez de nouveau le panneau (l'entrée du menu s'appelle alors Paiement), décochez Payé et enregistrez. Le paiement d'une adhésion qui inclut un casier met aussi le casier à Occupé. Quand les finances du club sont démarrées, chaque paiement noté ici crée aussi une transaction ⚡ dans les finances, et un paiement retiré ou modifié ici met cette transaction à jour (voir Transactions et pièces justificatives).

Remettre un reçu

Pour une adhésion payée, le menu ⋯ propose Reçu. Le panneau montre le reçu au nom du club : le numéro, le nom de la personne, la saison et le type, les options, le Total, la date et le mode de paiement, ainsi que vos numéros de TPS et de TVQ et la mention saisis dans l'écran Membres›Formulaire. Le bouton Imprimer ouvre l'impression du navigateur.

Le reçu n'est produit que pour une adhésion dont le statut est Actif ou Ancien : pour une demande encore En attente, la console répond « Accès refusé. ». Approuvez d'abord la demande.

La personne retrouve aussi ses adhésions, leur statut, leur montant et ses reçus sur la page Mon adhésion de votre site. Elle s'y connecte avec le compte CurlingPoint dont le courriel figure sur sa fiche, puis ouvre le menu de son compte sur le site du club et choisit l'entrée Mon adhésion (l'adresse de la page est /mon-adhesion).

Paiement par carte

Le paiement par carte d'une adhésion passe par le compte Stripe de votre club : l'argent arrive directement chez le club. Il est inactif tant qu'il n'a pas été mis en service. Sa carte se trouve dans l'écran Club›Paramètres, sous le titre Paiement par carte. Cet écran est réservé au gestionnaire du site, et la carte n'y est offerte que si le module Paiement des adhésions par carte est actif. Le trésorier ne la voit donc pas.

• tant que CurlingPoint n'a pas activé la fonction, la carte affiche « Pas encore offert » et « Le paiement par carte n'est pas encore offert. »;
• une fois la fonction activée, le gestionnaire du site lie le compte Stripe du club avec Lier ou continuer avec Stripe, puis Actualiser l'état;
• quand le compte peut encaisser, la carte l'indique : « Les paiements par carte sont activés : vos membres voient « Payer par carte » dans Mon adhésion. »

Le bouton Payer par carte apparaît alors, sur la page Mon adhésion, pour une adhésion En attente ou Active, non payée, de plus de zéro dollar. Le paiement réussi est inscrit tout seul : l'adhésion passe à Payé avec le mode Carte. La console ne rembourse pas : un remboursement se fait dans votre tableau de bord Stripe, puis le gestionnaire du site ou le trésorier corrige le paiement noté dans CurlingPoint (Paiement, case Payé décochée).