Démarrer : exercice, comptes et postes

Ouvrir les finances une première fois

Dans la barre latérale, ouvrez le groupe Finances : Vue d’ensemble, Transactions, Budget, Rapprochement, Taxes, États financiers et Réglages. L’entrée Taxes n’apparaît que si le club est inscrit à la TPS et à la TVQ (étape 5).

À la toute première ouverture par un trésorier ou un gestionnaire, CurlingPoint prépare les finances du club :

• un exercice financier qui commence le 1er mai;
• un compte de trésorerie appelé Compte d'opérations;
• 21 postes : 9 de revenus et 12 de dépenses, dont un poste de remise de taxes;
• une transaction ⚡ (le symbole des transactions ajoutées d’office par CurlingPoint) pour chaque paiement d’adhésion et de casier déjà enregistré dans l’exercice en cours, sauf un casier inclus dans l’adhésion.

Tant que personne n’a ouvert les finances avec l’un de ces deux rôles, un membre du conseil d’administration voit seulement le message « Les finances du club ne sont pas encore configurées. Le trésorier ou le gestionnaire du site les prépare à sa première ouverture. ».

Vérifier l’exercice financier

Ouvrez Finances›Réglages. La carte Exercice financier indique le Début de l’exercice (le jour et le mois), l’Exercice en cours et la liste des cinq exercices les plus récents, chacun marqué Ouvert ou « Clôturé le » suivi de la date.

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1. 1Le Début de l’exercice et l’Exercice en cours.
2. 2Le bouton Clôturer de l’exercice ouvert.
3. 3Le bouton Ajouter un compte.

Pour changer le début de l’exercice, cliquez sur Modifier dans cette carte, choisissez le Jour (de 1 à 28) et le Mois, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour Clôturer un exercice, confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre. La clôture fige les transactions, le budget et les pièces justificatives de l’exercice : il n’accepte plus de transaction, même si sa date de fin n’est pas atteinte. Elle est refusée tant qu’il reste un brouillon de dépense mensuelle à confirmer ou à ignorer (voir Transactions et pièces justificatives). Seul le gestionnaire du site peut ensuite cliquer sur Rouvrir; l’action est inscrite au Journal du club.

Ajouter ou ajuster les comptes de trésorerie

Un compte de trésorerie représente un compte du club : compte courant, épargne, caisse. Dans la carte Comptes de trésorerie, cliquez sur Ajouter un compte, ou sur Modifier à côté d’un compte.

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1. 1Le Nom du compte (obligatoire) et sa Description.
2. 2Le Solde d’ouverture : le solde du compte avant la première transaction.
3. 3Rapprochement mensuel : le compte paraît dans la liste À faire tant que son mois n’est pas rapproché.
4. 4Reçoit les paiements ⚡ : le compte où arrivent les adhésions et les casiers payés.

Remplissez le panneau :

• Nom (obligatoire) et Description (facultative);
• Solde d’ouverture : le solde du compte avant la première transaction. Il ne change plus une fois qu’un rapprochement de ce compte est terminé;
• Rapprochement mensuel : quand la case est décochée, le compte est « hors rapprochement » et n’est pas offert dans l’écran Rapprochement;
• Reçoit les paiements ⚡ : un seul compte à la fois reçoit les adhésions et les casiers payés. Cocher la case la retire de l’ancien compte;
• Reçoit les paiements par carte : les paiements par carte ⚡ vont à ce compte; sans lui, ils vont au compte qui reçoit les paiements ⚡.

Cliquez sur Enregistrer : la console répond « Réglages enregistrés. ». En modifiant un compte, la case Archiver ce compte apparaît : elle n’est possible que si le solde est nul (« Un compte ne s’archive qu’à solde nul. »). Un compte archivé ne reçoit plus de transaction.

Adapter les postes de revenus et de dépenses

Un poste est une catégorie de revenus ou de dépenses : c’est lui qui classe chaque transaction, qui reçoit un budget et qui forme les lignes des états financiers. La carte Postes de l’écran Réglages les range en deux tableaux, Revenus et Dépenses, avec le montant de Budget de l’exercice.

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1. 1Le bouton Ajouter un poste.
2. 2Un poste alimenté d’office porte le symbole ⚡ : ses revenus viennent des adhésions ou des casiers payés.
3. 3La poignée pour changer l’ordre des postes, par glisser ou avec les flèches du clavier.
4. 4Modifier un poste.

• Ajouter un poste : saisissez le Nom du poste, choisissez le Genre (Revenus ou Dépenses, ce choix ne se change plus ensuite) et cochez Taxable par défaut si le poste propose les taxes incluses aux clubs inscrits.
• Modifier : change le nom et la case Taxable par défaut, ou archive le poste avec Archiver ce poste. Un poste archivé ne sert plus aux nouvelles transactions; les anciennes le gardent, et il passe dans la liste repliable « 1 poste archivé » (« 2 postes archivés », etc.) au bas de la carte.
• Glissez la poignée d’une ligne pour changer l’ordre des postes.

Savoir si le club est inscrit aux taxes

La carte Taxes indique si le club est Inscrit à la TPS et à la TVQ. Ce réglage est aussi celui qui sert aux montants des réservations de l’option Clients. Il active l’écran Taxes et le calcul des taxes dans les transactions; tout est expliqué dans TPS et TVQ.

Lire la vue d’ensemble

Ouvrez Finances›Vue d’ensemble, la première entrée du groupe. Les chiffres sont ceux de l’exercice en cours, à ce jour, et sont calculés par CurlingPoint à partir des transactions confirmées.

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1. 1L’Encaisse : le total des soldes de tous les comptes.
2. 2Revenus et dépenses par mois, avant taxes.
3. 3Postes à surveiller : les dépenses déjà plus avancées que l’exercice.
4. 4La liste À faire : rapprochements à terminer et taxes à déclarer.
5. 5Le solde de chaque compte, avec la date du dernier rapprochement.

• Quatre indicateurs : l’Encaisse (le total des soldes, avec le nombre de comptes), les Revenus et les Dépenses (avant taxes, avec leur pourcentage du budget annuel, ou Aucun budget) et l’Excédent à ce jour (avec le budget de l’exercice). Les remises de taxes ne comptent pas dans les dépenses.
• Postes à surveiller : les dépenses dont l’utilisation du budget dépasse de plus de 15 points la part écoulée de l’exercice (un poste sans budget n’y figure pas). Le bouton Voir le budget ouvre le Budget.
• À faire : un rapprochement du mois précédent à commencer ou à terminer (Rapprochement bancaire), une période de taxes à déclarer, ou des paiements ⚡ modifiés à leur source dont la transaction est verrouillée.
• Le bouton Nouvelle transaction de l’en-tête ouvre le panneau de saisie de l’écran Transactions. Il n’y est plus quand l’exercice est clôturé.